Règlement du Régime

EXTRAITS DU RÈGLEMENT DU RÉGIME 

Annexe 6-B « Régime de retraite de l’Université du Québec » du Règlement général 6 « Ressources humaines » 

1.3 Le régime est contributif. Il est à prestations déterminées et l'adhésion du membre est obligatoire. Le régime a pour principal objet le versement d'une rente viagère au membre au titre de ses services comme employé. 

2.1.4 «Autre unité» : l'assemblée des gouverneurs peut reconnaître à d'autres corporations avec lesquelles l'Université du Québec entretient des relations privilégiées ou à de simples unités administratives dépendant de l'Université du Québec ou d'une corporation instituée en vertu de la Loi sur l'Université du Québec un statut analogue à celui d'«établissement» au sens du présent régime; la désignation de telle «autre unité» peut être faite, par règlement général, en APPENDICE II de la présente annexe; si telle «autre unité» ne jouit pas de la capacité juridique, son adhésion au régime est signifiée par la corporation dont elle dépend; l'assemblée des gouverneurs peut également, le cas échéant, permettre le retrait d'une telle «autre unité»; 

2.1.5 «Caisse de retraite» : la caisse constituée afin de pourvoir au paiement des prestations prévues par le régime; 

2.1.6 «Comité» : le comité de retraite constitué aux termes du présent règlement; 

2.1.14 «Établissement» : chacune des universités constituantes, chacun des instituts de recherche et chacune des écoles supérieures; 

2.1.30 «Université» : exceptionnellement, aux seules fins du présent règlement, désigne, lorsqu'employé seul, à la fois l'Université du Québec, chacun de ses établissements et toute autre unité telle que ci-après définie; 

21. Administration

21.1 Le régime est administré par un comité appelé comité de retraite, composé d'au moins vingt-cinq (25) personnes, à savoir: une personne désignée par chaque corporation ou entreprise couverte par la définition des mots «Université», «établissement» et «autre unité» et une personne désignée par les employés de chaque corporation ou entreprise couverte par la définition des mots «Université», «établissement» et «autre unité». Les corporations ou entreprises couvertes par la définition «autre unité» auront droit de désigner des membres du comité si elles comptent au moins cinquante (50) participants le 31 décembre précédant les nominations à être effectuées. Les membres du comité désignés par les corporations et les entreprises ainsi que ceux désignés par leurs employés sont nommés par l'assemblée des gouverneurs, après recommandation : 

- du conseil d'administration de la corporation ou de l'entreprise de chaque membre du comité à nommer dans le cas des membres du comité désignés par les corporations ou entreprises; 

- de l'association ou du syndicat des employés dans le cas des membres du comité désignés par les employés des corporations ou des entreprises.

Si plus d'une association ou syndicat représente les employés d'une corporation ou d'une entreprise, la recommandation est faite conjointement dans le cas de deux (2) associations ou syndicats, et à la majorité du nombre dans le cas de trois (3) associations ou syndicats et plus. 

En l'absence de toute association, la recommandation est faite par les employés de la corporation ou de l'entreprise à la majorité des voix. 

Toute recommandation de nomination doit être faite dans le délai fixé par l'assemblée des gouverneurs, lequel délai n'est jamais moindre que trente (30) jours de la date de la demande de recommandation, à défaut de quoi les nominations sont faites d'office par l'assemblée des gouverneurs. 

Lors de l'assemblée annuelle, prévue dans la Loi, le groupe des participants et le groupe des membres non actifs et bénéficiaires pourront chacun élire pour un mandat d'un (1) an un membre du comité jouissant des mêmes droits que les autres membres du comité ainsi qu’un membre du comité jouissant des mêmes droits que les autres membres du comité à l’exception du droit de vote. 

L'assemblée des gouverneurs peut aussi désigner deux (2) membres du comité. Ces deux (2) membres du comité entreront en fonction suite à la première assemblée annuelle et leur mandat sera d'un (1) an. 

Au plus tard soixante (60) jours après la tenue de la première assemblée annuelle, le comité devra désigner un membre du comité qui n'est ni partie au régime ni un tiers à qui la Loi interdit de consentir un prêt. La durée du mandat de ce membre du comité est d'un (1) an. 

21.2 Ce comité a comme dirigeants un président, un vice-président et un secrétaire. Le président et le vice-président du comité sont choisis parmi les membres votants du comité et par ces derniers. Le secrétaire du comité est désigné par les membres votants du comité; il n'est pas requis que la désignation du secrétaire soit faite parmi les membres du comité. 

21.3 Le président du comité est le dirigeant exécutif en charge du comité. Il préside toutes les assemblées du comité et voit à l’exécution des décisions du comité. Il signe les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge et exerce en outre tous les mandats qui lui sont conférés par le comité. Le vice-président remplace le président et en exerce tous les pouvoirs et fonctions en cas d’absence, d’incapacité ou de refus d’agir du président. Le secrétaire assiste à toutes les assemblées du comité et en dresse le procès-verbal qu’il consigne dans un ou plusieurs registres et livres que le comité prescrit. La direction du régime veille à ce que les recettes et débours du régime de retraite soient correctement consignés dans les livres appropriés. 

21.4 Les membres du comité entrent en fonction à la date de leur nomination et le demeurent jusqu'à l'expiration de leur mandat qui est de trois (3) ans, un (1) an dans le cas des membres du comité mentionnés aux trois derniers alinéas de l'article 21.1, ou jusqu'à ce que leurs successeurs soient nommés. 

Une personne nommée pour remplir une vacance dans le comité reste en fonction jusqu'à l'expiration du mandat de la personne qu'elle remplace. Un membre du comité qui démissionne reste en fonction jusqu'à ce que son successeur soit nommé à moins que le comité n'en décide autrement. 

Nonobstant les dispositions ci-dessus, toute personne cesse automatiquement d'être membre du comité à l'arrivée de l'une ou l'autre des éventualités suivantes, à savoir : 

a) décès; 

b) incapacité mentale ou physique la rendant inhabile à remplir ses fonctions (dans ces cas une résolution adoptée de bonne foi par le comité constituera une preuve suffisante et irréfutable de telle incapacité); 

c) démission de l'Université, sauf dans le cas des membres du comité mentionnés aux trois derniers alinéas de l'article 21.1. 

21.5 Sauf dans le cas d'un membre du comité élu à l’assemblée annuelle du régime par le groupe des participants ou le groupe des membres non actifs et les bénéficiaires, tout poste vacant est comblé entre le trentième (30e) et le soixantième (60e) jour de l'événement créant la vacance, de la même manière que son prédécesseur et par les personnes ayant le pouvoir de nommer le titulaire de ce poste. À défaut de nomination dans ce délai, l'assemblée des gouverneurs désigne un remplaçant temporaire dans les quatre-vingt (80) jours suivant l’expiration de ce délai. Si aucun remplaçant n’est nommé ou désigné cent quarante (140) jours après l’événement créant la vacance, le comité de retraite peut désigner un remplaçant temporaire. 

Dans le cas d'un membre du comité élu à l'assemblée annuelle du régime par le groupe des participants ou le groupe des membres non actifs et les bénéficiaires, tout poste vacant est comblé par les autres membres du comité, entre le trentième (30e) et le soixantième (60e) jour de l'événement créant la vacance pour remplir le mandat jusqu'à la prochaine assemblée annuelle du régime. 

21.6 Le quorum est de dix (10) membres du comité. Pour déterminer si le quorum est atteint, la présence des membres du comité n’ayant pas droit de vote n’est pas prise en compte. 

21.7 Les assemblées du comité sont tenues à tout endroit dans la province de Québec que les membres du comité déterminent par résolution. Une assemblée du comité peut être convoquée par le président ou le vice-président ou deux (2) membres du comité. Avis de toute assemblée du comité doit être donné par écrit, par le président, le vice-président ou le secrétaire, à chaque membre du comité, au moins huit (8) jours avant la tenue de cette assemblée. Si tous les membres du comité absents ont consenti par écrit à la tenue de telle assemblée en leur absence, cette assemblée, s'il y a par ailleurs quorum, peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation, et alors, toute résolution adoptée à telle assemblée est valide comme si elle avait été adoptée à une assemblée régulièrement convoquée et tenue. La présence d'un membre du comité à une assemblée équivaut à une renonciation de l'avis de telle assemblée. 

21.8 Le comité doit : 

a) fournir à chaque membre une description écrite des dispositions pertinentes du régime avec un exposé de ses droits et devoirs et tout autre renseignement ou relevé prescrit par la Loi ou par la Régie des rentes du Québec; 

b) recevoir les cotisations et gérer la caisse conformément au présent règlement et aux dispositions pertinentes des lois ou règlements auxquels est soumis le régime; 

c) interpréter le régime de bonne foi; 

d) statuer sur l'admissibilité de tout employé; 

e) calculer le montant des prestations ou autres paiements payables à tout membre ou bénéficiaire, conformément aux prescriptions du régime, déterminer à quelles personnes ces montants sont payables et autoriser tous les paiements à faire à ces fins; 

f) tenir les livres et dossiers du régime et prendre les mesures pour l’audit de ces livres et dossiers par des auditeurs; 

g) faire évaluer par un actuaire les engagements du régime au moins une fois par période de trois (3) ans et chaque fois qu'une modification au règlement du régime a une incidence sur sa capitalisation, son coût ou sa solvabilité; 

h) faire rapport à l'Université du Québec et aux employés au moins une fois par année et transmettre à la Régie des rentes du Québec une déclaration annuelle qui contient les renseignements prescrits; 

i) se doter d'une politique écrite de placement; 

j) convoquer dans les six (6) mois de la fin de chaque exercice financier du régime de l'Université, les participants, les membres non actifs et les bénéficiaires ainsi que l’employeur à une assemblée générale selon des modalités déterminées par le comité; 

k) désigner, dans chaque établissement, un endroit où les membres et bénéficiaires peuvent consulter le texte du régime ou tout autre document prescrit par la Loi ou par la Régie des rentes du Québec; 

l) réexaminer, dans les trente (30) jours suivant l'entrée en fonction d'un nouveau membre du comité ayant droit de vote, les délégations de pouvoir afin de déterminer celles qui doivent être maintenues ou révoquées; 

m) s’assurer de l’information aux nouveaux membres du comité de retraite quant aux dispositions du régime et quant à leurs droits et obligations. 

Tout litige découlant de l’application des dispositions du règlement du Régime de retraite de l’Université du Québec peut faire l’objet d’une plainte au comité de retraite qui doit fournir une décision motivée. 

21.9 Le comité peut : 

a) déléguer, en totalité ou en partie, la gestion de la caisse ou de ses placements à une compagnie de fiducie dûment qualifiée, à des conseillers financiers indépendants ou à des gestionnaires de portefeuilles; 

b) conclure une entente avec une compagnie d'assurance dûment enregistrée dans la province de Québec ou un gouvernement qui émet des rentes viagères et, dans l'un ou l'autre cas, cette compagnie d'assurance ou ce gouvernement reçoit alors une partie ou la totalité des cotisations versées à la caisse et, en retour, garantit les prestations correspondantes prévues aux présentes; 

c) retenir les services de toute personne-ressource pour l'assister dans l'administration du régime; 

d) établir et faire observer les politiques et procédures qu'il juge nécessaires ou utiles à la bonne administration du régime;

e) déterminer les modalités servant au calcul de la rente résultant des cotisations additionnelles ou des transferts d'un autre régime de retraite; 

f) décider de la politique du régime au sujet de la garde, de la méthode de transiger et de la répartition de ses placements; 

g) donner les instructions aux gardiens des valeurs, assureurs ou autres relativement aux placements de toute portion de cette part; 

h) approuver la conclusion, après l'autorisation préalable de l'assemblée des gouverneurs, d'une entente avec le gouvernement canadien, un gouvernement provincial ou une corporation ou institution ayant un régime de retraite, pour faire compter aux fins du régime, en tout ou en partie, les années de service de tout nouveau participant avec son ancien employeur, ou pour prévoir les paiements à effectuer par le régime pour les participants passant au service de tel gouvernement, corporation ou institution, et ce, nonobstant la restriction quant à l'âge maximal de transfert prévu à l'article 13.6; 

i) déterminer toute mesure nécessaire ou utile à l'exécution de ce règlement; 

j) adopter, sous réserve des dispositions des présentes, toute procédure d'assemblée; 

k) approuver la conclusion, après l'autorisation préalable de l'assemblée des gouverneurs, de toute entente ou de tout contrat permettant la participation ou le retrait d'employés relevant d'une «autre unité» définie à l'article 2.1.4; 

l) mettre sur pied divers comités, dont notamment un comité exécutif, un comité de placement et un comité d’audit et déléguer à ces comités les pouvoirs nécessaires à l'accomplissement de leur mandat; 

m) en tout temps, présenter à la Table réseau de négociation du régime de retraite et des régimes d’assurances collectives ses recommandations quant aux modifications qui pourraient être apportées au régime. Advenant que la Table réseau de négociation modifie substantiellement les modifications soumises, celle-ci déposera à l’assemblée des gouverneurs l’entente convenue à la Table réseau de négociation, accompagnée de la demande du comité de retraite; 

n) désigner des membres externes aux divers comités auxquels il délègue des pouvoirs. Ces derniers sont désignés en raison de leurs compétences spécialisées et de leur expertise. Les membres externes ne sont pas des membres du comité de retraite. Ils ne devraient pas avoir de droit de vote, ni être des employés ou des retraités de l’Université. Ils ont les mêmes devoirs et responsabilités que les autres membres des divers comités. En conformité avec le Règlement intérieur, le comité de retraite peut accorder un droit de vote aux membres externes ou y désigner des employés ou des retraités de l’Université. 

21.10 Les décisions du comité sont prises au vote majoritaire des membres du comité présents qui ont droit de vote. En cas d'égalité des voix, le président d'assemblée jouit d'un vote prépondérant. 

21.11 En administrant le régime, ni le comité, ni aucun des membres du comité ou de ses employés ne peut être tenu responsable d'omission ou de commission, sauf dans la mesure prévue par la Loi. 

21.12 Les frais d'administration du régime, incluant, sans que cette énumération soit restrictive ou limitative, les honoraires des gardiens de valeurs, conseillers, actuaires ou autres experts retenus par le comité, sont payés par la caisse après approbation par le comité. 

Cependant, le comité se réserve le droit de charger au membre et au conjoint le cas échéant, des frais relativement à toute demande du calcul. 

21.13 Les membres du comité agissent gratuitement. 

Toutefois, le membre nommé conformément au dernier alinéa de l’article 21.1 est rémunéré à même la caisse de retraite. 

De même, les membres des sous-comités qui ne sont pas des membres du comité de retraite ni des employés ni des retraités de l’Université sont rémunérés à même la caisse de retraite. 

Pour le membre nommé conformément au dernier alinéa de l’article 21.1 et pour les membres des sous-comités, cette rémunération est égale à 1 000 $ par séance d’une journée complète, à 675 $ par séance d’une demi-journée et à 100 $ de l’heure pour les réunions téléphoniques. À compter du 1er janvier 2010, pour les membres du comité de placement, cette rémunération est égale à 1 500 $ par séance d’une journée complète, à 1 000 $ par séance d’une demi-journée et à 125 $ de l’heure pour les réunions téléphoniques. À compter de cette date, ces chiffres sont indexés en conformité avec la politique salariale du gouvernement dans les secteurs public et parapublic. 

21.14 Le comité de retraite doit agir avec prudence, diligence et compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable; il doit aussi agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt des participants et bénéficiaires. 

Les membres du comité de retraite qui ont ou devraient avoir, compte tenu de leur profession ou de leur entreprise, des connaissances ou aptitudes utiles en l'occurrence, sont tenus de les mettre en œuvre dans l'administration du régime de retraite. 

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