Règlement intérieur du Comité de retraite

EXTRAITS DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DE RETRAITE 

1.5 Définitions

(…)

d) « membre du Comité de retraite » s’entend de l’une des personnes désignées conformément à l’article 21.1 du texte du Régime et ayant la responsabilité ultime d’administrer le Régime ;

2.2 Mission

En vertu de la Loi, le Comité est l’administrateur et le fiduciaire du Régime. Il vise essentiellement à ce que la caisse de retraite soit en mesure de payer les prestations promises aux membres du Régime et à leurs survivants au meilleur coût possible ; à cette fin, le Comité tient compte d’un niveau de risque acceptable et du meilleur intérêt des membres du Régime. ll peut déléguer certains de ses pouvoirs à d’autres intervenants tout en conservant son rôle fiduciaire de surveillance. 

2.4 Devoir fiduciaire

Tel qu’il est prévu dans la Loi RCR et au Code civil, le Comité doit agir avec prudence, diligence et compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable ; il doit aussi agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt des membres du Régime. Compte tenu de leur profession respective, les membres du Comité qui ont des connaissances ou aptitudes utiles sont tenus de les mettre en œuvre dans l’administration du Régime.

Pour agir dans le meilleur intérêt des membres du Régime, le membre du Comité de retraite doit laisser de côté tout sentiment d'allégeance de même que ses préoccupations d'employeur, d'employé d'une catégorie ou d'une autre ou de membre d'une autre organisation.

Chacun des membres du Comité doit jouer un rôle actif et dynamique afin de satisfaire à l'obligation qui est faite au Comité de retraite d'agir de façon diligente.

Par ailleurs, le Comité doit chercher à atteindre un haut niveau de qualité dans l'accomplissement de ses devoirs et ses tâches. Si une décision doit être prise et qu'une majorité de membres du Comité ne disposent pas des connaissances suffisantes pour prendre cette décision, le Comité doit consulter un expert qui fera un portrait juste de la situation et les aidera à prendre une décision éclairée. La gestion du Régime exigeant un degré d'expertise élevé, le Comité s'entoure donc d’experts à qui il donne des mandats ou à qui il délègue des pouvoirs.

Toutefois, l’obligation de gérer le régime avec diligence et compétence n’est pas une obligation de résultat mais une obligation de moyens. Cela signifie que les membres du Comité doivent prendre les moyens qu’une personne raisonnable prendrait pour que le patrimoine fiduciaire soit géré avec diligence et compétence. 

2.5 Devoir de s’informer

Chacun des membres du Comité doit prendre connaissance de l’information qui lui est transmise par le Secrétariat ou par les experts engagés par le Comité. Les membres ont accès à tous les documents et renseignements utiles pour administrer le Régime et ils doivent chercher à obtenir l’information utile pour exercer leurs fonctions et participer aux décisions du Comité en toute connaissance de cause et de façon éclairée.

2.6 Devoir d’améliorer ses compétences et formation financée par le Comité de retraite

Le Comité doit encourager ses membres à acquérir des connaissances suffisantes pour comprendre les recommandations des experts. Réciproque­ment, chacun des membres du Comité doit chercher à parfaire ses connaissan­ces afin d’être en mesure de comprendre les questions débattues aux réunions du Comité et les défis auxquels le Régime est confronté. Ces connaissances portent, notamment, sur les sujets suivants : les marchés financiers, les principes actuariels et comptables, les principes relatifs aux placements, les aspects légaux des régimes de retraite, l’économie en général, la planification financière individuelle ainsi que la gouvernance des organisations en général et des régimes de retraite en particulier.

À cette fin, le Comité doit régulièrement, au moins une fois par année, offrir à chacun de ses membres la possibilité de participer à des activités de formation dont les frais sont entièrement assumés par la caisse de retraite. Le Comité adopte ainsi un budget annuel destiné à couvrir les frais reliés à la formation. Les activités de formation sont offertes à tous les membres du Comité de retraite, sans distinction quant au statut de chacun. Au besoin, lorsque le budget réservé n’est plus suffisant, une autorisation de dépassement budgétaire peut être octroyée, s’il y a lieu, par le Comité exécutif.

Le Secrétariat doit offrir une formation initiale à tout nouveau membre du Comité de retraite, adaptée aux connaissances que le membre possède déjà, et lui remettre un Guide d’accueil des nouveaux membres du Comité de retraite, comprenant tous les documents pertinents à l’exercice de ses responsabilités.

Le Secrétariat doit aussi offrir, au moins une fois par année, une session de formation destinée aux membres du Comité ayant moins de trois ans d’expérience dans les questions reliées à l’administration des régimes de retraite ainsi qu’une session de formation destinée aux membres du Comité qui ont trois ans ou plus d’expérience.

De plus, le Secrétariat doit, environ une fois par trimestre, transmettre aux membres du Comité une liste d’activités de formation disponibles sur le marché commercial (conférences, colloques, cours ou sessions de formation offerts par des organismes commerciaux ou gouvernementaux) qui peuvent être d’intérêt pour les membres du Comité, avec les renseignements pertinents à chaque activité de formation (date, lieu, frais, programme). 

Chaque membre peut participer à des activités de formation offertes par un organisme externe dans la mesure où le budget le permet. Il doit acheminer sa demande au Secrétariat qui s’occupe des démarches d’inscription et, le cas échéant, des réservations d’hôtel. Le Secrétariat confirme au membre son inscription. Le membre dresse un compte-rendu de son activité. Le Secrétariat informe annuellement le Comité de retraite des formations auxquelles ont participé les membres.

2.9 Délégation de pouvoirs par le Comité de retraite

Conformément à l’article 152 de la Loi RCR et à l’article 21.9(a) du texte du Régime, le Comité peut déléguer ses pouvoirs ou se faire représenter par une ou des personnes pour passer, signer ou ratifier un engagement.

La personne à qui le Comité de retraite a délégué des pouvoirs peut, dans la mesure où elle y est autorisée dans la décision ou le texte prévoyant la délégation, les déléguer elle-même, en tout ou en partie, à une autre personne. Les délégations prévues au présent règlement ainsi qu’à la Politique de placement sont présumées comporter cette autorisation de sous-déléguer.

Lorsque le Comité confie un mandat ou délègue un pouvoir, il doit s’assurer qu’il est confié ou délégué à la personne ou à l’organisation la mieux placée pour l’exécuter. Le Comité doit veiller à ce que les mandats confiés et les pouvoirs délégués soient exercés convenablement. Il exerce cette surveillance en obtenant un rapport d’activités de chacun des comités, organisations ou intervenants qui se rapportent directement à lui. Ces rapports d’activités sont reflétés dans le rapport annuel.

Seuls les fonctions et pouvoirs du Comité, et non ceux des membres du Comité, peuvent être délégués. Par exemple, les membres du Comité ne peuvent déléguer leur droit et leur devoir d’assister aux assemblées du Comité ni le droit de voter à ces assemblées.

Malgré le principe de délégation, le Comité ne peut se départir de son devoir fiduciaire ni de son obligation de rendre compte dont il s’acquitte par le biais de l’assemblée annuelle. Certaines questions doivent être soumises au Comité, notamment l’adoption des politiques ou directives générales ou de règlements généraux. De même, toute question qui ne s’inscrit pas dans le cours régulier des affaires du Régime doit faire l’objet d’une considération directe ou d’une délégation spécifique de pouvoirs par le Comité.

2.10 Droits des membres du Comité de retraite

Afin de remplir adéquatement leurs fonctions et d’assumer convenablement leur rôle fiduciaire, les membres du Comité de retraite peuvent notamment exercer les droits décrits ci-dessous.

2.10.1 Droit d’être informé

Les membres du Comité ont droit d’obtenir une copie des documents qui concernent le Régime. Le Secrétariat remet à tout nouveau membre, en plus d’un exemplaire de la Loi RCR, de ses règlements d’application et du texte du Régime, l’ensemble des règlements, politiques, directives qui encadrent le fonctionnement du Régime.

Sur demande, le Secrétariat procure aux membres du Comité la formation requise sur un sujet donné.

2.10.2 Droit de participer aux décisions

Chaque membre ayant droit de vote a droit de participer aux décisions du Comité en requérant la tenue d’un vote sur toute décision et en soumettant une proposition à mettre aux voix sur tout sujet considéré par le Comité.

Quand une proposition est adoptée, tous les membres du Comité sont réputés l’avoir acceptée. À moins d’avoir fait noter sa dissidence, chaque membre est donc personnellement responsable des décisions adoptées par le Comité.

2.10.3 Droit d’être en désaccord avec une décision

Le membre du Comité qui ne désire pas être responsable d’une décision avec laquelle il n’est pas d’accord doit exprimer son objection sur-le-champ; il ne suffit pas d’avoir voté contre la proposition. La dissidence ou l’objection doit être consignée, à sa demande, dans le procès-verbal de la réunion.

Chaque membre du Comité est réputé avoir approuvé toute décision prise en son absence. Si un membre absent est en désaccord avec une décision et s’il ne désire pas en être tenu responsable, il doit écrire aux autres membres du Comité pour leur faire part du désaccord et ce, dans un délai de dix jours après avoir reçu copie du procès-verbal dans lequel la décision est consignée. Il est recommandé à ce membre de conserver une preuve que les autres membres ont été avisés du désaccord.

Les membres du Comité qui n’ont pas droit de vote ne sont pas solidairement responsables avec les autres membres des décisions. Ils ne sont donc pas tenus d’exprimer leur dissidence.

2.10.4 Droit d’être couvert par une assurance responsabilité

Les membres présents et passés du Comité de retraite ont droit d’être protégés par une assurance contre d’éventuelles poursuites devant les tribunaux à cause d’une erreur. Le Comité de retraite souscrit donc à une assurance responsabilité civile des fiduciaires qui couvre, notamment, le Comité, les comités qui relèvent du Comité de retraite, les sous-comités, les membres de ces comités et sous-comités ainsi que les employés du Secrétariat.  

2.10.5 Droit de démissionner

Si un membre renonce à exercer ses fonctions, il doit donner sa démission par écrit au Secrétariat. Tandis qu’une fin de mandat entraîne l’obligation de demeurer en poste jusqu’à ce qu’un successeur prenne la relève, le membre démissionnaire n’a pas cette obligation.

Le Secrétariat avise de la démission les autres membres du Comité ainsi que les personnes qui ont le pouvoir de nommer le remplaçant ; il met à jour l’information sur la composition du Comité sur le site Internet public du Régime.

Le Code civil prévoit que si la démission est donnée sans motif sérieux ou si elle équivaut à un manquement aux devoirs, le membre du Comité sera tenu de réparer le préjudice causé par sa démission le cas échéant. Afin d’éviter d’engager sa responsabilité, le membre devrait mentionner les motifs de sa démission dans son avis en s’assurant qu’ils sont suffisamment sérieux.

La démission prend effet à la date de réception de l’avis par le Secrétariat ou à une date postérieure qui y est indiquée.

2.12.1 Présence des membres du comité

Les membres du Comité sont tenus d’assister et de participer aux assemblées du Comité.

La Direction générale assiste d’office aux séances du Comité, à l’exception des huis clos lorsque les membres du Comité le précisent.

(…)