Comité d'audit

Objectifs généraux

Le Comité d’audit aide le Comité de retraite à s’acquitter de ses responsabilités de supervision. Le Comité d’audit examine le processus de présentation de l’information financière, le système de contrôle interne, la gestion des risques financiers sous l’angle opérationnel, le processus d’audit et les procédés appliqués par le Régime pour superviser le respect des lois, des règlements et de ses politiques. Dans l’exécution de ses fonctions, le Comité d’audit entretient de bonnes relations avec le Comité de retraite, la direction, les auditeurs externes ainsi qu’avec les actuaires externes du Régime et les autres consultants. Pour remplir son rôle, chaque membre du Comité d’audit doit comprendre ses responsabilités ainsi que les activités, l’exploitation et les risques du Régime de retraite de l’Université du Québec.

Organisation

Le Comité d’audit est composé de six (6) membres nommés par le Comité de retraite : quatre (4) qui sont membres du Comité de retraite et de deux (2) qui ne sont pas membres du Comité de retraite.

Les membres non-votants du Comité de retraite peuvent être désignés pour agir à titre de membres de plein droit du Comité d’audit. Dans un tel cas, ils ont les mêmes devoirs et responsabilités que les autres membres du Comité d’audit.

Le président du Comité de retraite, le vice-président du Comité de retraite, le secrétaire du Comité de retraite, les membres du Comité de placement, du Comité exécutif et du Comité d’éthique et de déontologie ne sont pas éligibles pour siéger au Comité d’audit.

Chaque membre doit être en mesure de fournir un apport utile au Comité d’audit.

Annuellement, les membres du Comité d’audit élisent un président et désignent un secrétaire. Il n’est pas nécessaire que le secrétaire du Comité d’audit soit un membre de ce comité.

Le mandat des membres du Comité d’audit qui sont également membres du Comité de retraite est d’un (1) an ou jusqu’à ce qu’ils soient remplacés. Le mandat des membres du Comité d’audit qui ne sont pas membres du Comité de retraite est de deux (2) ans en alternance ; le mandat peut être renouvelé.

Autonomie administrative

Dans le but de procurer au Comité d’audit la latitude dont il a besoin pour mener à bien sa mission, le Comité de retraite lui reconnaît les pouvoirs administratifs suivants :

a) le pouvoir d’exiger de la Direction générale ou de tout employé du Secrétariat la transmission d’une copie de tout document, rapport, pièce, dossier, registre, fichier, etc. ou, s’il y a lieu, la préparation de tout rapport, dossier, document concernant la gestion du Régime ou de la caisse ;

b) le pouvoir de confier un mandat d’analyse et de recommandation à un conseiller juridique externe ou à un autre conseiller spécialisé externe ;

c) dans des situations anormales ou d’urgence, le pouvoir d’engager des dépenses afin de mener une enquête ou un audit dans le cadre de sa mission.

Pouvoirs délégués

Le Comité de retraite délègue au Comité d’audit les fonctions et pouvoirs suivants :

a) Approuver toute modification à la déclaration relative au respect des obligations légales et fiscales et vérifier que cette déclaration est effectivement complétée annuellement ;

b) Approuver toute modification au questionnaire sur le contrôle interne et vérifier que ce questionnaire est rempli annuellement par les personnes compétentes ;

c) Approuver le processus annuel d’audit.

Mandats permanents

a) Recommander l’approbation des états financiers au Comité de retraite ;

b) Surveiller la bonne marche des opérations comptables et financières du Régime ;

c) S’assurer que les activités de contrôle interne soient adéquates selon les pratiques comptables établies ;

d) Procéder à un appel d’offres, au moins à tous les quatre ans, concernant les auditeurs externes et en recommander le choix au Comité de retraite ;

e) S’assurer que les opérations du Régime soient conformes aux lois et règlements ;

f) Recevoir et approuver le plan d’audit annuel et les rapports d’audit annuel ;

g) Recevoir et approuver le plan des vérifications annuelles des données des établissements ;

h) Recevoir et approuver les résultats des vérifications annuelles des données des établissements et au besoin, recommander toute intervention requise.

Autres pouvoirs, fonctions et responsabilités

Le Comité d'audit possède aussi les pouvoirs, fonctions et responsabilités suivantes :

Contrôle interne

1    Évaluer si la direction du Secrétariat inculque une culture axée sur le contrôle en faisant comprendre l’importance du contrôle interne et de la gestion des risques et en s’assurant que tous les employés connaissent leur rôle et leurs responsabilités en ce domaine.

2     Déterminer comment la direction du Secrétariat s’acquitte de ses responsabilités en matière de sécurité des systèmes et applications informatiques et quels sont les plans d’urgence en vue du traitement de l’information financière en cas de défaillance des systèmes.

3     Déterminer, avec l’aide des auditeurs externes, si le contrôle interne comporte des lacunes et examiner toute question connexe.

4     Déterminer si la direction du Secrétariat suit les recommandations faites par les auditeurs externes relativement au contrôle interne.

5     S’enquérir, auprès de la direction du Secrétariat, des auditeurs et des actuaires externes, des principaux risques auxquels le Régime est exposé ainsi que des mesures visant à les contrer et, à cette fin, obtenir du coordonnateur de la comptabilité, du contrôle et de la conformité un rapport sur les interruptions d’activités ou sur les pertes qui ont pu survenir suite à des événements extraordinaires ou suite à des défectuosités techniques ou des intrusions dans les systèmes d’administration.

6     Prendre connaissance de l’autoévaluation annuelle faite par chacun des établissements et faire des recommandations au Comité de retraite le cas échéant.

 Présentation de l’information financière

a)    Généralités

7     Acquérir des connaissances au sujet des secteurs qui présentent le plus de risques financiers et déterminer comment la direction du Secrétariat parvient à les gérer.

8     Analyser les principales questions de comptabilité et de présentation de l’information financière, incluant les plus récentes prises de position de nature professionnelle ou réglementaire, et comprendre leurs répercussions sur les états financiers.

9     Étudier toute question juridique qui pourrait avoir une forte incidence sur les états financiers.

b)   États financiers annuels

10  Examiner les états financiers annuels, déterminer s’ils sont complets et conformes aux renseignements dont disposent les membres du Comité d’audit, juger s’ils reflètent l’application des principes comptables appropriés et en recommander l’approbation au Comité de retraite.

11  Porter une attention particulière aux opérations de placement complexes ou inhabituelles notamment celles faisant usage de produits dérivés ou d’« instruments structurés ».

12  Se concentrer sur les questions qui font appel à la subjectivité, dont l’évaluation d’éléments d’actif et de passif tels le passif actuariel, les garanties, les provisions constituées en raison de litiges et autres engagements et éventualités.

13  Rencontrer la direction du Secrétariat et les auditeurs externes afin de passer en revue les états financiers et les résultats de l’audit.

Audit externe

14  Analyser l’étendue de l’audit ainsi que l’approche que proposent les auditeurs externes et s’assurer qu’aucune restriction ou limite ne leur a été indûment imposée.

15  Évaluer le rendement des auditeurs externes.

16  Déterminer leur indépendance, ce qui signifie entre autres étudier la gamme de services qu’ils fournissent à la lumière de tous les services de conseils que se procure le Régime.

17  Faire des recommandations au Comité de retraite au sujet de la reconduction annuelle du mandat des auditeurs externes et effectuer, au moins à tous les quatre ans, un appel d’offres sur invitation auprès de firmes comptables.

18  Les rencontrer séparément afin de traiter de toute question qui, de leur avis ou de celui du Comité d’audit, devrait être discutée en privé.

19  Veiller à obtenir et à analyser en temps opportun les principales conclusions ou recommandations des auditeurs externes.

20  S’assurer que la direction du Secrétariat donne suite à leurs recommandations.

Conformité aux lois et aux règlements

21  Évaluer l’efficacité du système utilisé pour assurer le respect des lois et règlements et analyser les résultats de toute enquête et les procédés qu’applique la direction du Secrétariat (incluant les mesures disciplinaires) en cas d’acte frauduleux ou de non-conformité.

22  Obtenir régulièrement de la direction du Secrétariat et des conseillers juridiques du Régime des rapports concernant les questions de conformité.

23  S’assurer que toutes les questions de conformité à la réglementation ont été prises en compte dans l’élaboration des états financiers.

24  Examiner les conclusions de tout examen mené par des organismes de réglementation.

Reddition de comptes

25  Informer régulièrement le Comité de retraite des activités du Comité d’audit et faire des recommandations pertinentes.

26  S’assurer que le Comité de retraite est au fait des questions qui pourraient grandement influer sur la situation financière ou les affaires du Régime.

Autres responsabilités

27  Remplir les autres fonctions de surveillance que lui confie le Comité de retraite.

28  Recevoir le texte à inclure dans le rapport annuel concernant la responsabilité de la direction relativement à l’information financière et apporter des commentaires, si requis.

29  Entreprendre au besoin des enquêtes et, si cela est nécessaire, faire appel à des conseillers ou à des experts, notamment lorsqu’il y a une menace de poursuite contre un ou des membres du Comité de retraite ou menace de blâme public suite à :

• des dépenses déraisonnables qui auraient été faites ;
• des frais de gestion ou d’administration auraient été payés sans autorisation ou de façon non conforme ;
• une rémunération non autorisée aurait été payée ;
• un ou des investissements pourraient être blâmables d’un point de vue éthique.

30  Réviser périodiquement les dispositions du Règlement intérieur concernant l’organisation, le fonctionnement, les pouvoirs, les mandats et les responsa­bilités du Comité d’audit et, s’il y a lieu, recommander au Comité de retraite les changements requis à ces dispositions, selon les circonstances.

31  Outre le rapport d’activités qui est transmis annuellement au Comité de retraite, évaluer le rendement du Comité d’audit en regard des pouvoirs, fonctions et responsabilités qui lui sont attribués par le présent règlement.

32  Communiquer sur une base régulière avec le Comité d’éthique et de déontologie.